Chez Flash Pub Événements, on le sait : organiser un événement, c’est à la fois excitant et… disons-le, un peu stressant ! Voici donc notre sélection des outils qui vont vous sauver la mise à chaque étape de l’organisation. Préparez-vous à devenir un pro de l’événementiel (ou du moins, à y ressembler) !
1. Tout commence par la planification : ne ratez pas le coche…
Pas question de démarrer sans un bon planning ! Pour vous aider à organiser, tester ces classiques qui ont fait leurs preuves :
– Google Sheets : Un tableau partagé, ça sauve des vies. Planifiez vos tâches et invitez votre équipe pour avoir tout sous les yeux : qui fait quoi, quand, où et comment.
– Slack ou Microsoft Teams : Ce sont vos alliés pour les échanges rapides. Gardez tout le monde dans la boucle en quelques clics.
2. Gérer les invités comme un pro’ !
Plus de stress avec les listes d’invités ! Voici les outils pour avoir une gestion nickel :
– PreezEvent : Invitations, réponses, badges personnalisés… tout se gère facilement. Oubliez les listes Excel interminables !
– Eventbrite : Idéal pour les événements ouverts, il vous permet de gérer les inscriptions en ligne et même de créer une page dédiée. Simple, efficace.
3. Gardez le contrôle sur le budget.
Parce qu’un budget, ça peut partir vite dans l’événementiel ! Ces outils vous aident à garder le cap :
– Google Sheets spécial budget : Un onglet pour chaque dépense et vous voilà prêt·e à surveiller chaque centime.
– QuickBooks : Pour les gros budgets, cette appli comptable vous donne une vue d’ensemble et garde une trace de tout.
4. Le suivi de projet, c’est la clé !
Pour garder l’œil sur l’avancement de tout, testez ces outils :
– Notion : Un espace de travail qui centralise tout ce qui concerne l’événement. Parfait pour les perfectionnistes.
– Trello : Avec ses petites cartes, c’est l’outil de suivi facile. Attribuez les tâches, définissez les deadlines… c’est simple comme bonjour.
5. Soyez prêt·e le jour J !
Enfin, voici les derniers outils pour que le jour J se passe comme sur des roulettes :
– Weezevent : Idéal pour gérer l’accueil et les inscriptions, éviter les files d’attente, et donner une bonne première impression.
– Swapcard : Le plus pour les événements interactifs ! Connectez vos invités et partagez le programme en direct.
Rien ne vaut l’aide de professionnels le jour J, et nous sommes là pour ça ! Chez Flash Pub Événements, on s’occupe de tout le côté logistique et technique pour que votre événement soit idéal..
Contactez-nous pour organiser votre prochain événement à Cambrai !
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